روش گروه های اسمی

روش گروه های اسمی یا Nominal Group Technique (NGT)

وقتی جلسه ای تشکیل می شود، اغلب پیش می آید که حرف افرادی که بلندتر حرف می زنند و یا رتبه بالاتری در سازمان دارند بیشتر شنیده می شود. اما در هنگام توافق در مورد تصمیمات مهم و یا اولویت های اساسی، چگونه می توانید مطمئن شوید که تصمیم عادلانه ای برای گروه گرفته اید؟یک روش برای اطمینان از این امر روش گروه های اسمی یا Nominal Group Technique (NGT)  می باشد.

این تکنیک یک روش رو در رو برای توافق گروهی می باشد. یکی از کاربردهای متداول این روش در برنامه ریزی سازمانی می باشد، هنگامیکه لازم است افراد گروه در مورد اولویت ها برای تخصیص منابع و سرمایه ها به توافق برسند. مزیت این روش در آن است که افراد همه مسائل را قبل از ارزیابی بین یکدیگر تسهیم (Share) کرده و در مورد آن بحث می کنند. همچنین هر یک از افراد سازمان بصورت مساوی در ارزیابی شرکت می کند. ارزیابی بدین صورت است که ابتدا مسائل هر یک از افراد امتیاز دهی و سپس بر اساس مقیاسی بین 1 تا 10 رتبه بندی می شوند. این روش یک روش جایگزین برای روش طوفان مغزی است.

در این روش از چیره شدن (Domination) یک فرد در مباحثات ممانعت می شود. همین امر باعث می شود که افراد غیر فعال (یا به عبارت خودمان بی بخار) شرکت فعالانه تری در جلسات داشته باشند. نتیجه این روش نیز یک اولویت بندی از راه حل ها و پیشنهادات می باشد. قدم های پیاده سازی این روش به شرح ذیل می باشد:

۱- افراد موجود را به گروه های کوچک 5 تا 6 نفری تقسیم کنید. ترجیح بر آن است که این افراد دور یک میز بنشینند.

۲- یک سوال بی پاسخ را مطرح کنید ("چگونه می توانیم افراد را به استفاده دوره ای از خودروهای همکاران خود به منظور کاهش ترافیک ترغیب کنیم؟")

۳- به افراد اجازه بدهید تا چند دقیقه را ساکت نشسته و ایده های ممکن را بررسی در یک کارت یادداشت کنند.

۴- سپس دبیر جلسه همه کارت را جمع کرده و آنها را بْر می زند. سپس هر یک از آنها را می خواند. در صورتیکه نظر ارائه شده شفاف نباشد افراد در مورد آن صحبت می کنند. این صحبت فقط برای روشن شدن معنای ایده است و نه مباحثه در مورد آن.

۵- سپس نظرات بر روی یک تخته یادداشت می شود و در مورد آن رای گیری می شود. تعداد رای هایی که هر فرد می تواند بدهد بسته به تعداد ایده ها متفاوت است.

۶- این رای گیری نیز بصورت خصوصی انجام می شود و هر فرد رای خود را بر روی یک کاغذ برای ایده های لیست شده یادداشت می کند.

۷- سپس دبیر جلسه رای ها را جمع کرده و ارزش هر رای را در مقابل ایده متناظر با آن یادداشت می کند. سپس با جمع کردن ارزش هر ایده، ارزش هر یک مشخص و می توان آنها را اولویت بندی کرد.

۸- این رای گیری نیز بصورت خصوصی انجام می شود و هر فرد رای خود را بر روی یک کاغذ برای ایده های لیست شده یادداشت می کند.

 ۹- سپس دبیر جلسه رای ها را جمع کرده و ارزش هر رای را در مقابل ایده متناظر با آن یادداشت می کند. سپس با جمع کردن ارزش هر ایده، ارزش هر یک مشخص و می توان آنها را اولویت بندی کرد.

۱۰- نتایج را بررسی کرده و در مورد آن بحث کنید. در صورتیکه برنده مشخصی وجود نداشته باشد می توان مجددا رای گیری کرد. روش همانند رای گیری قبلی است با این تفاوت که رای گیری بر روی فقط ایده های با اولویت بالا انجام می شود (مثلا 10 ایده برتر).

این روش فقط یک فرآیند گروهی برای رسیدن به توافق می باشد. یک راه دیگر برای به توافق رسیدن روش دلفی است که در بین گروه هایی با افراد متخصص برای تصمیم گیری های پیچیده مورد استفاده قرار می گیرد که اغلب نیز بصورت رو در رو انجام نمی شود.